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Einkauf, Lieferung und Versand mit Elvi

In diesem Artikel gehen wir auf den Einkauf, die Lieferung und den Versand von Produkten, die für Ihrer Kunden bestellt wurden ein. Je nachdem ob Sie die Bestellungen selber ausführen oder das Fulfiller Add-on von Elvi nutzen, stehen Ihnen unterschiedliche Abschnitte in diesem Artikel zur Verfügung.

Einkauf, Lieferung und Versand über den eigenen Lieferanten

Die Bestellung der Produkte, die Verarbeitung der Lieferung und der Versand der Bestellung zum Kunden unterliegen bei Elvi grundsätzlich der Verantwortung des Optikers. Elvi greift nicht in die bestehenden Prozesse ein. So können Sie Ihre verhandelten Konditionen und Ihre gewohnten Abläufe beibehalten. 

Einkauf über den eigenen Lieferanten

Die Bestellung Ihres Kunden kommt nun auf elektronischem Wege zu Ihnen. Über die E-Mail und die Aufgabe von Elvi werden Sie bei jeder neuen Kundenbestellung informiert. Sie sehen in Ihrem Elvi Workspace direkt welche Produkte Sie für Ihren Kunden beim Lieferanten bestellen müssen. Lesen Sie hier mehr zu den Aufgaben.

Lieferung von Produkten der eigenen Lieferanten

Sie erhalten die Produkte wie gewohnt in Ihr Geschäft geliefert. Es wird keine Veränderung durch die Nutzung von Elvi entstehen.

Versand von Bestellungen an den Kunden

Sollte der Kunde seine Bestellung zu sich nach Hause bestellt haben, müssen Sie gegebenenfalls die Rechnung in Ihrem System erstellen und mit den Kontaktlinsen und dem Lieferschein zu Ihrem Kunden schicken. 

Wichtig

Einkauf, Lieferung und Versand mit dem Fulfiller Add-on

Die Bestellung der Produkte, die Verarbeitung der Lieferung und der Versand der Bestellung zu Ihrem Kunden oder zu Ihnen ins Geschäft werden von den an Elvi angeschlossenen Fulfillern übernommen. Fulfiller sind Firmen wie zum Beispiel Lensvision oder Prolens die an Elvi angeschlossen sind und für Sie Ihre Bestellungen ausführen. Sie können selber entscheiden welche Fulfiller sie akzeptieren und welche nicht. Wenn Sie das Fulfiller Add-on erstmalig in Betrieb nehmen, werden wir Sie kontaktieren und alle Einstellungsmöglichkeiten mit Ihnen besprechen.

  • Lieferungen an Ihren Kunden werden durch den Fulfiller immer von einem anonymen Absender versendet. 
  • Lieferungen an Ihren Kunden enthalten immer einen Lieferschein in Ihrem Namen.
  • Lieferungen an Ihren Kunden auf Rechnung enthalten auf Ihren Wunsch eine neutrale Rechnung mit Einzahlschein in Ihrem Namen.
  • Lieferungen zu Ihnen ins Geschäft werden einmal pro Tag gebündelt versendet. Alle Bestellungen die an einem Tag bei einem Fulfiller für Sie vollständig sind werden zusammen verschickt. So optimiert Elvi Ihre Versandkosten, sie können jederzeit bei Elvi bestellen, ohne zusätzliche Versandkosten zu generieren.
  • Sie erhalten einmal im Monat eine Rechnung für alle bezogenen Produkte und Dienstleistungen.

Einkauf über Elvi mit dem Fulfiller Add-on

Mit dem Fulfiller Add-on kaufen Sie direkt bei den an Elvi angeschlossenen Fulfillern ein. Um über Elvi einzukaufen, müssen Sie jede Bestellung Ihres Kunden über Elvi auslösen, dass bedeutet auch Bestellungen die Sie für Ihren Kunden persönlich entgegennehmen müssen Sie über Elvi eingeben. Dies spart Zeit und Kosten. Sie müssen keine Bestellungen sammeln, sich bei jedem Hersteller einloggen und einzeln bestellen. Die Bestellung über Elvi geht einfach und schnell. Sobald die Bestellung in Elvi abgeschlossen wurde ist sie erledigt und wird durch den Fulfiller verarbeitet.

Nach der Bestellung müssen Sie gegebenenfalls noch einen Auftrag in Ihrer Optiker Software erstellen und bei einer Bestellung auf Rechnung, einen Beleg zu Ihrer Buchhaltung senden oder den Betrag in Ihre Debitorenliste aufnehmen. 

Auf Wunsch übernehmen die Fulfiller auch den Rechnungsversand für Sie. Das bedeutet, der Fulfiller legt dem Paket für Ihren Kunden nicht nur einen neutralen Lieferschein bei, sondern auch eine neutrale Rechnung, in Ihrem Namen mit Einzahlschein. Sie wählen ob Sie einen roten oder orangen Einzahlschein nutzen möchten

So bestellen Sie Produkte über Elvi. Als Voraussetzung muss für Ihren Kunden ein Linsenpass hinterlegt sein.

  1. Öffnen Sie die Kundenkartei und wählen den Menüpunkt “Kontaktlinsen”.
  2. Rechts im Linsenpass haben Sie den Button “Bestellen”, klicken Sie darauf. Sie werden in wenigen Schritten durch die Bestellung geführt.
  3. Wählen Sie zuerst die zu bestellenden Produkte aus, Packungsgrösse und Menge.
  4. Im nächsten Schritt können Sie ein Zusatzprodukt hinzufügen, zum Beispiel eine Kontrolle die Sie auf der Rechnung mit abbilden möchten. Den Wortlaut des Zusatzproduktes können Sie ändern indem Sie zuerst ein Produkt auswählen und danach in die Schriftzeile klicken. Sie können dann Ihre eigene Bezeichnung eintragen.
  5. Danach wählen Sie, ob die Bestellung direkt zum Kunden geliefert werden soll oder ob sie bei Ihnen im Geschäft abgeholt wird. Es wird der Preis für die Versandkosten angezeigt, den Sie in den Einstellungen definiert haben.
  6. Im Anschluss wählen Sie die Zahlungsart aus. In den Einstellungen legen Sie fest, welche Zahlungsarten Sie anbieten möchten.
  7. Am Schluss erhalten Sie eine Übersicht der Bestellung. Sie können hier einen Rabatt hinzufügen. Entweder in CHF oder in %.

Fulfiller Einkaufspreise einsehen

Mit dem Fulfiller Add-on kaufen Sie die Produkte Ihres Kunden direkt über die Fulfiller ein, die sich Elvi angeschlossen haben. Bei vielen Produkte bietet Ihnen dies attraktive Einkaufspreise. Am Monatsende erhalten Sie eine Gesamtrechnung für die bezogenen Produkte. Die Einkaufspreise können Sie in Ihrem Elvi Workspace im Hauptmenü unter “Produkte und Preise” einsehen, dafür muss das Fulfiller Add-on aktiviert sein.

Zu den Einkaufspreisen der Produkte addieren sich jeweils die Versandkosten pro Paket an Ihren Kunden und pro Tag an dem der Fulfiller zu Ihnen ins Geschäft liefert.

Versandkosten die der Fulfiller Lensvision berechnet

Lensvision liefert Ihnen Produkte ausschliesslich mit PostPac Priority, A-Post.

Pro Paket, welches zu Ihrem Kunden geschickt wird, egal welche Produkte oder wie viele Produkte es enthält —> CHF 6.70

Pro Tag an dem wir Produkte zu Ihnen ins Geschäft liefern. Egal wie viele Pakete es sind oder wie viele Produkte verschickt werden —> CHF 6.70

Versandkosten die der Fulfiller Prolens berechnet

Prolens liefert Ihnen Produkte ausschliesslich mit PostPac Priority, A-Post.

Pro Paket, welches zu Ihrem Kunden geschickt wird, egal welche Produkte oder wie viele Produkte es enthält —> CHF 7.20

Pro Tag an dem wir Produkte zu Ihnen ins Geschäft liefern. Egal wie viele Pakete es sind oder wie viele Produkte verschickt werden —> CHF 7.20

Wichtig:

Um die Versandkosten für Sie so gering wie möglich zu halten, werden alle Bestellungen aller Hersteller die beim jeweiligen Fulfiller am Tagesende für Sie vollständig sind und zu Ihnen ins Geschäft geliefert werden zu einer Sendung zusammen gefasst. So zahlen Sie pro Tag an dem Sie eine Lieferung erhalten nur einmal Versandkosten. Egal wie viele Pakete oder Produkte sie erhalten. Der Vorteil für Sie liegt darin, dass sie zu jeder Zeit über Elvi bestellen können, wir optimieren für Sie. Es fallen nicht pro Bestellung Versandkosten an, sonder nur pro Tag an dem wir Ihnen Produkte liefern.

Hersteller Bericht an die Kontaktlinsen Hersteller senden

Allen Herstellern von Kontaktlinsen ist das Fulfiller System über Elvi bekannt. Wenn Sie das Fulfiller Add-on nutzen, können Sie uns angeben, ob wir den Herstellern Alcon, Bausch+Lomb, Cooper Vision und Johnson&Johnson einen monatlichen Bericht über Ihre bezogenen Produkte schicken dürfen. Dieser Bericht enthält reine Produktinformationen und keine Informationen über Ihre Kunden.

Wir empfehlen Ihnen, dies zu erlauben. Warum ist das wichtig?

  •  Eine Beziehung zum Hersteller ist für Sie weiterhin wichtig: so erhalten Sie Produktinformationen oder können gemeinsame Ziele festlegen und behalten Ihre ausgehandelten Konditionen (Preise, Werbezuschüsse, etc.)..
  • Der Bezug von Probelinsen beim Hersteller direkt kann davon abhängen, in welcher Menge Sie seine Produkte verkaufen. 
  • Die jeweiligen Kundenbetreuer der Hersteller verlieren Umsätze. Das Ziel von Elvi ist nicht, dass diese Personen darunter leiden. Mit dem Reporting wird der Kundenbetreuer wieder korrekt entlohnt.

Lieferung über die Fulfiller mit dem Fulfiller Add-on

Die bestellten Produkte werden direkt dem Lager des Fulfillers entnommen oder von ihm beim Hersteller bestellt, zu ihm geliefert und verarbeitet. Der Fulfiller druckt für Sie oder Ihren Kunden einen Lieferschein aus, bei Bestellung auf Rechnung wird auf Wunsch eine Rechnung in Ihrem Namen mit ausgedruckt. Die Dokumente werden dem Paket beigelegt und per PostPac Priority zur gewünschten Zieladresse verschickt. Bei Lieferungen zum Optiker ins Geschäft, werden alle Bestellungen die an einem Tag für Sie versandbereit sind zu einem Paket gebündelt. 

Dies sind Muster der neutralen Lieferscheine die verwendet werden

Je nach Fulfiller können sich die Lieferscheine unterscheiden.

Rechnungen durch den Fulfiller versenden lassen

Sie können den Fulfiller auf Wunsch mit dem “Rechnungsversand” beauftragen. Dem Paket wird direkt eine Rechnung in Ihrem Namen beigelegt. So sparen Sie sich den Aufwand, indem Sie keine Rechnungen mehr nachschicken müssen. Die Rechnung hat ein neutrales Design. Natürlich sind sie als Absender der Rechnung ersichtlich. Sie können wählen, ob für Sie ein roter oder oranger Einzahlungsschein verschickt werden soll.

Erfahren Sie hier mehr zum Fulfiller Add-on.

Versand durch den Fulfiller mit dem Fulfiller Add-on

Die Bestellungen werden durch den Fulfiller an die in der Bestellung definierte Lieferadresse versendet, entweder direkt zu Ihrem Kunden oder zu Ihnen ins Geschäft.  Der Versand findet mit PostPac Priority statt. Die Pakete sind neutral verpackt und geben keinen Rückschluss auf den Absender.

Viele Produkte sind bei den Fulfillern direkt vorrätig, sodass die Lieferzeit vor allem bei sphärischen Kontaktlinsen schneller ist, als über den Hersteller direkt. Je nach Fulfiller erhalten Sie Zugriff auf eines der grössten Kontaktlinsen-Lager der Schweiz. Pakete werden von Montag bis Freitag versendet. Die Post liefert Pakete von Montag bis Freitag aus. Samstags finden keine Auslieferungen statt.

Feiertage des jeweiligen Fulfillers nehmen Einfluss auf das Versanddatum.

Bestellstatus und Versanddatum in Elvi einsehen

Durch das Fulfiller Add-on ist die Übersicht der Kundenbestellungen für Sie in Ihrem Elvi Workspace erweitert, gegenüber der Ansicht ohne Fulfiller Add-on. Sie sehen den Status der Bestellung und das Versanddatum. Auch Ihr Kunde kann diese Informationen in seinem Kundenkonto einsehen. Das Versanddatum ist neben dem Bestelldatum zu finden und erscheint, sobald das Paket an die Post übergeben wurde. 

Um die Übersicht der Bestellungen zu sehen, öffnen Sie die Kartei Ihres Kunden und wählen den Menüpunkt “Bestellungen”.

Es gibt folgende Status für Bestellungen:

Neu: Die Bestellung wurde über Elvi ausgelöst, aber noch nicht weiterverarbeitet.

Vollständig: Elvi hat die Bestellung erhalten und prüft, durch wen sie verarbeitet wird.

Angenommen: Die Bestellung wird durch den jeweiligen Fulfiller verarbeitet.

Versandt: Die Bestellung wurde zur Zieladresse versendet. Sie sehen bei diesem Status zusätzlich das Versanddatum.

Abgebrochen: Die Bestellung wurde noch vor dem Versand storniert.

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